Importer des tiers

Iziago vous permet de créer des tiers soit en saisissant leurs données dans les pages soit en important leurs données depuis un fichier texte avec séparateur. Cette section explique comment créer plusieurs tiers en même temps en utilisant un fichier texte avec séparateur et comment gérer les formats d’importation. Si vous souhaitez créer un tiers en saisissant ses données dans les pages, veuillez vous référer à la procédure Créer un tiers.

Créer des tiers en important un fichier texte avec séparateur

Prérequis :

  • Veuillez consulter Habilitations et Définir les habilitations d’un utilisateur.
  • Un fichier texte avec séparateur doit contenir les données des tiers qui seront importés dans Iziago. Le fichier doit indiquer au moins le nom et le pays de résidence (c’est-à-dire son code) de chaque tiers. Assurez-vous de n’avoir qu’un seul tiers par ligne et que le fichier ne contient pas de ligne vide.

Accès dans Iziago :

  • Base de données de tiers > Application > Historique d’importation
  • Base de données de tiers > Application > Tiers
  1. Effectuez une des actions suivantes pour afficher l'écran Importer des tiers :
  • Sélectionnez le menu Base de données de tiers > Application > Historique d’importation. Dans l'écran Historique d’importation, cliquez sur le bouton Importer des tiers.
  • Sélectionnez le menu Base de données de tiers > Application > Tiers. Dans l'écran Tiers, cliquez sur le bouton + Importer des tiers.
  1. Pour importer des tiers, il est nécessaire de définir des paramètres. Pour définir ces paramètres, vous pouvez utiliser ou non un format d’importation :
  • Si vous souhaitez utiliser un format d’importation :
  1. Dans la liste déroulante Format, choisissez le format d’importation que vous souhaitez utiliser. Les champs Paramètres de format de fichier et Correspondance des champs sont définis automatiquement en fonction du format d’importation sélectionné.
    Note : Pour créer un nouveau format d’importation, référez-vous à la procédure Créer un format d’importation.
  2. Consultez les valeurs affichées dans ces champs pour vérifier que vous avez choisi le bon format d’importation pour votre fichier texte (ces champs ne peuvent pas être modifiés).
  3. Vérifiez les champs de la section Définir les données communes. Ils sont définis automatiquement en fonction du format d’importation sélectionné. Lorsque des tiers n’ont pas de groupe ou de type définis dans le fichier texte avec séparateur, ces champs vous permettent de les définir. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier ces champs.
  • Si vous ne souhaitez pas utiliser de format d’importation :
  1. Laissez le champ Format vide.

  2. Définissez les champs dans les sections Paramètres de format de fichier et Correspondance des champs. Si vous souhaitez avoir plus d’information sur ces champs, référez-vous à la procédure Créer un format d’importation.
  3. Définissez les champs de la section Définir les données communes. Lorsque des tiers n’ont pas de groupe ou de type définis dans le fichier texte avec séparateur, ces champs vous permettent de les définir.
  1. Consultez l’aperçu d’importation qui s’affiche dans la section Correspondance des champs.
  2. Cliquez sur le bouton Importer. Le fichier texte est analysé puis l'écran Rapport d’importation s’affiche.
    Note : Si vous n’avez pas choisi de format d’importation, quand vous cliquez sur le bouton Importer, Iziago vous propose d’enregistrer vos paramètres en tant que format d’importation.

Exemple : Voici le contenu d’un fichier .csv utilisé pour importer 2 tiers :


Voici les paramètres utilisés pour importer ce fichier .csv :


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Gérer les formats d’importation

Qu’est-ce qu’un format d’importation ?


Un format d’importation est un ensemble de paramètres d’importation (séparateur de champs, délimiteur de texte, correspondance des champs, etc.). Utiliser un format d’importation vous permet de gagner du temps lors de l’importation de tiers. Nous vous conseillons de sauvegarder en tant que formats d’importation les paramètres que vous utilisez fréquemment.

Créer un format d’importation


Prérequis : Veuillez consulter Habilitations et Définir les habilitations d’un utilisateur.


Accès dans Iziago : Base de données de tiers > Application > Historique d’importation
  1. Dans l'écran Historique d’importation, cliquez sur le bouton Importer des tiers. L'écran Importer des tiers s’affiche.
  2. Cliquez sur le bouton + Créer à côté du champ Format. L'écran Créer un format s’affiche. 
  3. Définissez les paramètres d’importation :
  • Nom du format
  • Séparateur de champs : indiquez  le caractère qui va déterminer la fin d’un champ et le début du prochain
  • Délimiteur de texte : si chaque champ est entouré d’un caractère à ignorer pendant l’importation, indiquez le.
    Exemple : Pour importer correctement le tiers suivant, les guillemets doivent être définis en tant que délimiteur de texte.
  • Utilisez la case à cocher pour indiquer si le fichier texte avec séparateur contient des en-têtes
  • Indiquez les paramètres de correspondance des champs c’est-à-dire indiquez quelles sont les données présentes dans le fichier texte avec séparateur et dans quel ordre elles apparaissent. Cela permet de faire correspondre ces données avec les champs de tiers d’Iziago. Utilisez les boutons de la colonne Actions pour ajouter/ enlever des lignes dans le tableau ou changer l’ordre des champs.

Exemple:

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  1. Dans la section Données par défaut, indiquez le type des tiers importés et leur(s) groupes d’appartenance, seulement si ces données ne figurent pas dans la correspondance des champs. Si ces données figurent déjà dans la correspondance des champs, les champs de la section Données par défaut ne sont pas saisissables, car ils ne sont utilisés que pour déterminer le groupe et le type des tiers importés quand l’information n’est pas présente dans le fichier texte.

  2. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Editer un format d’importation

Prérequis : Veuillez consulter Habilitations et Définir les habilitations d’un utilisateur.


Accès dans Iziago : Base de données de tiers > Application > Historique d’importation
  1. Dans l'écran Historique d’importation, cliquez sur le bouton Importer des tiers. L'écran Importer des tiers s’affiche.
  2. Dans le champ Format, sélectionnez le format à éditer. Puis cliquez sur le bouton à côté du champ.
  3. Dans l'écran Editer le format, modifiez les données souhaitées. Pour obtenir des informations sur chaque champ et chaque section, référez-vous à la procédure Créer un format d’importation.
  4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Supprimer un format d’importation

Prérequis : Veuillez consulter Habilitations et Définir les habilitations d’un utilisateur.


Accès dans Iziago : Base de données de tiers > Application > Historique d’importation
  1. Dans l'écran Historique d’importation, cliquez sur le bouton Importer des tiers. L'écran Importer des tiers s’affiche.
  2. Dans le champ Format, sélectionnez le format à supprimer.
  3. Effectuez une des actions suivantes :
  • Cliquez sur l’icône à côté du champ Format.
  • Cliquez sur l’icône à côté du champ Format pour afficher les détails du format. (Pour obtenir des informations sur chaque champ et chaque section, référez-vous à la procédure Créer un format d’importation). Dans l'écran Editer le format, cliquez sur le bouton Supprimer.
  1. Dans la fenêtre Confirmer la suppression du format, cliquez sur le bouton Supprimer.

Afficher le rapport d’importation

Prérequis : Veuillez consulter Habilitations et Définir les habilitations d’un utilisateur.


Accès dans Iziago : Base de données de tiers > Application > Historique d’importation

L'écran Historique d’importation possède une section de recherche en haut de l'écran, et un tableau de résultats. Ce tableau s’affiche uniquement s’il existe au moins un rapport correspondant aux critères sélectionnés ; sinon le message « Aucun rapport existant » est affiché.

  1. Sélectionnez l’année et le mois que vous voulez dans la section de recherche.
  2. Dans le tableau de résultats, vous pouvez voir les informations suivantes dans les rapports listés : la date d’importation, l’utilisateur qui a importé le fichier, le nom du fichier, le nombre de tiers contenus dans le fichier, la durée de l’importation, le nombre de tiers importés avec succès, le nombre de tiers dont l’importation a échouée, et le nombre de lignes ignorées (les lignes vides sont ignorées par exemple).
  3. Si vous le souhaitez, vous pouvez :
  • Exporter au format PDF le rapport d’importation. Pour cela, cliquez sur l’icône PDF sur la ligne correspondante.
  • Cliquez sur une ligne pour afficher le rapport dans l'écran Rapport d’importation.
    Astuce : Dans l'écran Rapport d’importation, vous pouvez passer rapidement d’un rapport à un autre en utilisant la liste déroulante Rapport ou en cliquant sur les boutons .
    Note : L'écran Rapport d’importation s’affiche automatiquement après chaque importation.